Izazovi vođenja pismohrane

Program “Konto Urudžbeni zapisnik” izrađen je sa ciljem zamjene ručnog vođenja urudžbenog zapisnika, čime se olakšava i ubrzava rad sa velikim količinama predmeta i pismena.

Suvremeno poslovanje svih oblika organizacija popraćeno je dokumentacijom koja prati sve poslove i procese organizacije pri čemu kod tijela državne uprave i srodnih organizacija dokuemntacija i uredsko poslovanje postaju presudan čimbenik za uspješno funkcioniranje organizacije.

Uredsko poslovanje je skup pravila i mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju, evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu, a sve prema “Uredbi o uredskom poslovanju” koja je donesena od strane Vlade Republike Hrvatske 2009. godine.

Sve informacije pomoću “Konto Urudžbenog zapisnika” mogu biti dostupne u samo nekoliko sekundi kroz jednostavno i pregledno sučelje web aplikacije, koja je maksimalno prilagođena korisniku. Program sadrži sustave pomoći, automatizaciju unosa određenih polja i parametara te jednostavne i pregledne obrasce za unos čime je maksimalno pojednostavljena njegova uporaba.

Poslovi pismohrane obuhvaćeni programom

• Unos pismena i predmeta – unos uzlaznih (podneska) i izlaznih (akta) pismena i predmeta pri ćemu je uz obavezne podatke propisano Uredbom omogućeno dodavanje i popratnih sadržaja poput npr. datoteka s prilozima ili skeniranje vanjskih dokumenata direktno u program.

• Pregled pismena i predmeta – pregled predmeta i pismena u sustavu uz mogućnost njihovog pretraživanja i filtriranja.
• Ispis urudžbenog zapisnika – ispis na papir ili digitalni medij sadržaja urudžbenog zapisnika pri čemu se može ograničiti opseg ispisa prema više kriterija.
• Pregled statistika zaprimljenih i arhiviranih (riješenih) pismena i predmeta pri čemu se podaci mogu prikazati tablično i pomoću grafikona.

• Vođenje zajedničkih šifarnika pismohrane – vođenje plana klasifikacijskih oznaka, ustrojstvenih jedinica, partnera, država i ostalih šifarnika koji se koriste unutar programa.

Digitalna arhiva

Program “Konto Urudžbeni zapisnik” ide korak dalje od samog vođenja evidencije pismena i predmeta i pruža kompletnu digitalnu arhivu u kojoj se mogu pohranjivati dokumenti u digitalnom obliku čime se postiže potpunost zapisa.

Revizijski trag i sigurnost

Uz standardne mjere sigurnosti koje podrazumijevaju SSL povezivanje s aplikacijom koja koristi enkripciju podataka, te definiranje korisnika i prava pristupa unutar programa za svakog korisnika, program daje i dodatnu mogućnost revizijskog praćenja rada na programa.

Tehnički zahtjevi sustava

Program “Konto Urudžbeni zapisnik” izrađen je kao Internet web aplikacija pa je za njegovo korištenje potrebno imati vlastiti server ili server u oblaku na kojem se čuvaju podaci i korisničko računalo na kojem se upisuju i pristupaju podaci.

Server računalo

• Intel Xeon CPU, 16 GB RAM memorije, 1TB disk
• Windows Server 2008 ili noviji
• Backup uređaj, antivirusni program

Korisničko računalo

• Osobno računalo. tablet ili smartphone
• Osiguran pristup Internetu
• Internet preglednik Google Chrome ili Mozilla Firefox, antivirusni program