Izazovi vođenja pismohrane
Program “Konto Urudžbeni zapisnik” izrađen je sa ciljem zamjene ručnog vođenja urudžbenog zapisnika, čime se olakšava i ubrzava rad sa velikim količinama predmeta i pismena.
Suvremeno poslovanje svih oblika organizacija popraćeno je dokumentacijom koja prati sve poslove i procese organizacije pri čemu kod tijela državne uprave i srodnih organizacija dokuemntacija i uredsko poslovanje postaju presudan čimbenik za uspješno funkcioniranje organizacije.
Uredsko poslovanje je skup pravila i mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju, evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu, a sve prema “Uredbi o uredskom poslovanju” koja je donesena od strane Vlade Republike Hrvatske 2009. godine.
Sve informacije pomoću “Konto Urudžbenog zapisnika” mogu biti dostupne u samo nekoliko sekundi kroz jednostavno i pregledno sučelje web aplikacije, koja je maksimalno prilagođena korisniku. Program sadrži sustave pomoći, automatizaciju unosa određenih polja i parametara te jednostavne i pregledne obrasce za unos čime je maksimalno pojednostavljena njegova uporaba.
Poslovi pismohrane obuhvaćeni programom
- Unos pismena i predmeta – unos uzlaznih (podneska) i izlaznih (akta) pismena i predmeta pri čemu je uz obavezne podatke propisano Uredbom omogućeno dodavanje i popratnih sadržaja poput npr. datoteka s prilozima ili skeniranje vanjskih dokumenata direktno u program.
- Pregled pismena i predmeta – pregled predmeta i pismena u sustavu uz mogućnost njihovog pretraživanja i filtriranja.
- Ispis urudžbenog zapisnika – ispis na papir ili digitalni medij sadržaja urudžbenog zapisnika pri čemu se može ograničiti opseg ispisa prema više kriterija.
- Pregled statistika zaprimljenih i arhiviranih (riješenih) pismena i predmeta pri čemu se podaci mogu prikazati tablično i pomoću grafikona.
- Vođenje zajedničkih šifarnika pismohrane – vođenje plana klasifikacijskih oznaka, ustrojstvenih jedinica, partnera, država i ostalih šifarnika koji se koriste unutar programa.
Digitalna arhiva
Program “Konto Urudžbeni zapisnik” ide korak dalje od samog vođenja evidencije pismena i predmeta i pruža kompletnu digitalnu arhivu u kojoj se mogu pohranjivati dokumenti u digitalnom obliku čime se postiže potpunost zapisa.
Revizijski trag i sigurnost
Uz standardne mjere sigurnosti koje podrazumijevaju SSL povezivanje s aplikacijom koja koristi enkripciju podataka, te definiranje korisnika i prava pristupa unutar programa za svakog korisnika, program daje i dodatnu mogućnost revizijskog praćenja rada na programa.
E-računi i digitalno potpisivanje računa
Modul zaprimanja i digitalnog potpisivanja računa ubrzava proces slanja i zaprimanja računa.